1. Qui nous sommes

Koverhoop Technologies inc. est le responsable de la protection des renseignements personnels recueillis par l'intermédiaire de KollabHR. Nous sommes constitués en société et établis dans la province de Québec, Canada.Contact en matière de protection de la vie privée : admin@koverhoop.com

2. Renseignements que nous recueillons

2.1 Renseignements personnels des employés et des utilisateurs

• Nom complet, adresse courriel et numéro de téléphone
• Adresse domiciliaire
• Date de naissance
• Photo de profil
• Genre (recueilli à titre facultatif à des fins de données sur la diversité)

2.2 Données d'emploi et RH

• Titre du poste, département et type d'emploi
• Date d'entrée en fonction
• Relevés de congés et de présences
• Dossiers disciplinaires
• Données relatives à l'inscription aux avantages sociaux

2.3 Données salariales et financières

• Détails sur le salaire et la rémunération
• Coordonnées bancaires

2.4 Données d'authentification et de compte

• Identifiants de connexion (nom d'utilisateur et mots de passe hachés — les mots de passe ne sont jamais conservés en texte clair)
• Rôles et permissions des utilisateurs

La collecte de données relatives à l'authentification multifacteur (AMF) est prévue pour une version future; la présente politique sera mise à jour en conséquence.

2.5 Données techniques collectées automatiquement

• Adresses IP
• Type de navigateur et informations sur l'appareil
• Durée de session

Nous n'utilisons pas de témoins ni d'identifiants de suivi à des fins publicitaires ou analytiques. Si cela venait à changer, la présente politique sera mise à jour et un mécanisme de consentement sera mis en place.

2.6 Données de l'intégration Slack

Lorsqu'un client connecte l'application Slack de KollabHR :

• Jeton de bot Slack et identifiant d'espace de travail — conservés lors de la connexion à l'espace de travail.
• Identifiant d'utilisateur Slack — conservé lorsqu'un utilisateur associe son compte KollabHR à Slack.
• Les identifiants d'utilisateur Slack récupérés via l'API Slack aux fins d'acheminement des notifications — conservés uniquement pour les utilisateurs ayant explicitement associé leur compte.

KollabHR ne lit, ne conserve ni ne traite les messages ou le contenu des canaux Slack. L'intégration sert exclusivement à envoyer des rappels et des notifications RH sortants.

Lors de la déconnexion de l'intégration Slack, tous les jetons et identifiants d'utilisateur Slack conservés sont supprimés de façon permanente. Le traitement des données par Slack est régi par sa propre politique de confidentialité, disponible à l'adresse slack.com/privacy-policy.

2.7 Renseignements que nous ne recueillons pas actuellement

• Numéros d'identification fiscale (NAS ou NSS)
• Renseignements médicaux ou liés au handicap
• Coordonnées de personnes à contacter en cas d'urgence
• Résultats de vérification des antécédents
• Témoins ou identifiants de suivi publicitaire
• Données provenant d'outils RH ou de systèmes de paie tiers

La présente politique sera mise à jour si l'un ou l'autre de ces éléments est introduit à l'avenir.

3. Comment nous recueillons les renseignements

• Directement auprès des clients lors de la configuration et de la gestion des profils d'employés.
• Directement auprès des utilisateurs lorsqu'ils se connectent, mettent à jour leur profil ou soumettent des demandes.
• Automatiquement par l'intermédiaire de l'infrastructure technique de la plateforme (adresse IP, informations sur le navigateur, données de session).
• Par l'intermédiaire de l'intégration Slack lorsqu'un client connecte son espace de travail ou qu'un utilisateur associe son compte Slack.

4. Comment nous utilisons les renseignements

• Pour fournir et exploiter la plateforme KollabHR et ses fonctionnalités.
• Pour gérer les dossiers des employés, les congés, les actifs et les flux de travail RH pour le compte des clients.
• Pour authentifier les utilisateurs et gérer les contrôles d'accès.
• Pour envoyer des rappels et des notifications RH via Slack, lorsque l'intégration est activée.
• Pour répondre aux demandes d'assistance et communiquer avec les clients et les utilisateurs.
• Pour surveiller le rendement, la sécurité et l'activité des sessions de la plateforme.
• Pour respecter les obligations légales et réglementaires applicables.
• Pour améliorer et développer la plateforme en fonction des tendances d'utilisation.

Nous n'utilisons pas les renseignements personnels à des fins publicitaires, de profilage ou de vente à des tiers.

5. Fondements juridiques du traitement

• Contrat : le traitement est nécessaire pour fournir la plateforme KollabHR conformément à l'entente conclue.
• Consentement : pour les catégories de données sensibles (comme le genre) et l'intégration Slack.
• Obligation légale : lorsque les lois applicables l'exigent.
• Intérêts légitimes : pour la surveillance de la sécurité, la prévention des fraudes et l'amélioration de la plateforme.

6. Partage des données et tiers

Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

6.1 Fournisseurs de services

Nous partageons des données avec des fournisseurs tiers qui nous aident à offrir la plateforme, notamment pour l'hébergement, l'infrastructure infonuagique et les services de sécurité. Ces fournisseurs sont contractuellement tenus de traiter les données uniquement selon nos instructions et en conformité avec les lois applicables.

6.2 Slack

Lorsque l'intégration Slack est activée, KollabHR envoie des notifications sortantes aux utilisateurs via l'API Slack. Slack reçoit les identifiants d'utilisateur Slack ainsi que le contenu de ces notifications. L'utilisation de ces données par Slack est régie par sa propre politique de confidentialité.

6.3 Paddle

Le traitement des paiements est assuré par Paddle.com Market Limited, à titre de marchand principal. Paddle traite les renseignements de facturation et de paiement conformément à sa propre politique de confidentialité. KollabHR ne conserve pas les données complètes de carte de paiement.

6.4 Autorités légales

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels aux autorités si la loi ou une ordonnance du tribunal l'exige, ou pour protéger les droits, la sécurité ou les biens de KollabHR, de ses clients ou du public.

6.5 Cessions d'entreprise

En cas de fusion, d'acquisition ou de vente d'actifs, les renseignements personnels pourraient être transférés. Les personnes concernées en seront avisées à l'avance.

7. Transferts internationaux de données

KollabHR est établi au Québec, Canada. Les données peuvent être conservées ou traitées sur des serveurs situés au Canada ou aux États-Unis, selon nos fournisseurs d'infrastructure.

8. Conservation des données

• Données de compte actif : conservées pour la durée de l'abonnement du client.
• Après l'annulation : les données du client sont conservées pendant 90 jours suivant l'annulation ou l'expiration, après quoi elles sont supprimées de façon permanente.
• Suspension pour non-paiement : les données sont conservées pendant 90 jours à compter de la date de suspension avant leur suppression définitive.
• Journaux techniques (adresses IP, données de session) : conservés pendant une période maximale de 90 jours.
• Jetons Slack et identifiants d'utilisateur : supprimés immédiatement lors de la déconnexion de l'intégration Slack.
• Documents légaux et de conformité : conservés pendant la période requise par les lois applicables.

9. Vos droits

• Droit d'accès : demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets.
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Droit de retirer votre consentement : retirer votre consentement en tout temps, sans que cela n'affecte le traitement antérieur.
• Droit à la portabilité des données : demander vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes.
• Droit de déposer une plainte : communiquer avec la Commission d'accès à l'information (CAI) du Québec ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP).

Pour exercer l'un ou l'autre de ces droits, communiquez avec nous à admin@koverhoop.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

10. Sécurité

• Chiffrement des données en transit au moyen du protocole TLS.
• Conservation des mots de passe sous forme hachée — les mots de passe en texte clair ne sont jamais conservés.
• Contrôles d'accès basés sur les rôles limitant l'accès aux renseignements personnels.
• Surveillance régulière des vulnérabilités de sécurité.

Bien que nous prenions des précautions raisonnables, aucun système n'est entièrement sécurisé. Koverhoop n'est pas responsable des pertes, directes ou indirectes, découlant d'un accès non autorisé, d'incidents de confidentialité ou d'atteintes à la sécurité échappant à notre contrôle raisonnable. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque pour les personnes concernées, nous aviserons les parties touchées et les autorités compétentes conformément à la Loi 25 du Québec et à la LPRPDE.

11. Protection des mineurs

KollabHR est destiné aux organisations et à leurs employés. La plateforme ne s'adresse pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment des renseignements personnels auprès de personnes de moins de 18 ans.

12. Témoins et suivi

KollabHR n'utilise pas actuellement de témoins ni d'identifiants de suivi à des fins publicitaires ou analytiques. Nous ne recueillons que la durée des sessions dans le cadre de la surveillance technique de la plateforme. Si nous introduisons des témoins à l'avenir, la présente politique sera mise à jour et un mécanisme de consentement sera mis en place.

13. Langue

La présente politique de confidentialité est disponible en anglais. Une version française est disponible à l'adresse [kollabhr.com/privacy-fr] et sera fournie sur demande conformément à la Charte de la langue française (Loi 96). En cas d'incompatibilité, la version française prévaut pour les personnes établies au Québec.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour refléter des changements dans nos pratiques en matière de données, les exigences légales ou les fonctionnalités de la plateforme. Pour les modifications importantes, nous fournirons un préavis d'au moins 30 jours par courriel. La date d'entrée en vigueur figurant en haut de la présente politique reflète toujours la mise à jour la plus récente.

15. Nous joindre

Koverhoop Technologies inc.Contact en matière de protection de la vie privée : admin@koverhoop.com

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