1. Définitions

• « Plateforme » désigne le produit logiciel en tant que service (SaaS) KollabHR, y compris le portail RH, le portail employé, l'application employé (lorsqu'elle est disponible), l'intégration Slack et tout service connexe.
• « Client » désigne l'organisation qui a souscrit un abonnement KollabHR.
• « Utilisateur » désigne toute personne qui accède à la plateforme, y compris les administrateurs RH, les gestionnaires et les employés. Chaque utilisateur accepte les présentes Conditions individuellement lors de l'accès à son compte.
• « Administrateur » désigne un utilisateur disposant d'un accès administratif au portail RH pour le compte du client.
• « Données du client » désigne toutes les données, contenus ou renseignements soumis à la plateforme par le client ou ses utilisateurs.
• « Abonnement » désigne l'accès payant ou d'essai du client à la plateforme dans le cadre du forfait choisi.
• « Paddle » désigne Paddle.com Market Limited, le revendeur autorisé et marchand principal pour tous les abonnements KollabHR.

2. Acceptation des conditions

En s'inscrivant pour un compte, en cliquant sur « J'accepte » ou en accédant à la plateforme ou en l'utilisant de quelque autre façon, chaque utilisateur confirme individuellement qu'il :

• a lu, compris et accepté d'être lié par les présentes Conditions ;
• s'il accède à la plateforme à titre d'employé invité par un client, accepte les présentes Conditions en son propre nom et non au nom de son employeur ;
• est âgé d'au moins 18 ans.

Si vous n'acceptez pas les présentes Conditions, vous ne devez pas accéder à la plateforme ni l'utiliser.

3. Plateforme et services

3.1 Description

KollabHR offre une plateforme infonuagique de gestion des RH destinée aux petites et moyennes équipes. La plateforme comprend :

• Portail RH — permet aux administrateurs de gérer les dossiers des employés, les congés, les actifs, les départements et les contrôles d'accès.
• Portail employé — permet aux employés de consulter leurs renseignements, de demander des modifications, de gérer leurs congés et d'accéder aux actifs qui leur sont attribués.
• Application employé — application mobile de libre-service pour les employés, actuellement en développement. Lorsqu'elle sera disponible, l'application employé sera régie par les présentes Conditions.
• Intégration Slack — connexion facultative permettant à KollabHR d'envoyer des rappels et des notifications RH aux utilisateurs via Slack.

3.2 Forfaits basés sur les fonctionnalités

KollabHR offre des forfaits d'abonnement basés sur les fonctionnalités, sans limite d'utilisateurs ni frais de dépassement. Les clients sont invités à passer à un forfait supérieur s'ils ont besoin de fonctionnalités disponibles dans un niveau supérieur. Les détails des forfaits actuels sont disponibles sur la page de tarification de KollabHR.

3.3 Libre-service

KollabHR est une plateforme en libre-service. Aucun service de mise en œuvre ou de services professionnels n'est inclus dans l'abonnement, sauf entente écrite distincte.

3.4 Services tiers — Slack

La plateforme s'intègre à Slack pour envoyer des rappels et des notifications RH. Lorsque l'intégration Slack est activée :

• KollabHR conserve un jeton de bot Slack et un identifiant d'espace de travail pour maintenir la connexion.
• Les utilisateurs individuels qui associent leur compte KollabHR à Slack verront leur identifiant d'utilisateur Slack conservé et lié à leur profil KollabHR.
• KollabHR utilise l'API Slack pour acheminer les notifications aux utilisateurs connectés. Seuls les identifiants d'utilisateur Slack des utilisateurs ayant explicitement associé leur compte sont conservés.
• KollabHR ne lit, ne conserve ni ne traite les messages ou le contenu des canaux Slack.

Les clients peuvent déconnecter l'intégration Slack en tout temps. Lors de la déconnexion, tous les jetons Slack et identifiants d'utilisateur conservés sont supprimés. Le traitement des données par Slack au sein de sa propre plateforme est régi par sa politique de confidentialité, disponible à l'adresse slack.com/privacy-policy.

3.5 Autres services tiers

La plateforme pourrait à l'avenir s'intégrer à d'autres services tiers ou y être liée. KollabHR n'est pas responsable de la disponibilité, de l'exactitude ni du traitement des données de quelque service tiers que ce soit. L'utilisation de services tiers est régie par leurs propres conditions d'utilisation et politiques de confidentialité.

3.6 Fonctionnalités bêta et à venir

Certaines fonctionnalités peuvent être publiées en version bêta ou en accès anticipé. Les fonctionnalités bêta sont fournies en l'état, sans garantie de niveau de service, et peuvent être modifiées ou abandonnées en tout temps. L'application employé est actuellement en développement et sera soumise aux présentes Conditions lors de sa publication.

3.7 Modifications des fonctionnalités

Nous pouvons ajouter, modifier ou supprimer des fonctionnalités de la plateforme en tout temps. Nous fournirons un préavis raisonnable pour les modifications importantes qui touchent les fonctionnalités existantes.

4. Comptes et accès

4.1 Création de compte

Pour utiliser la plateforme, les utilisateurs doivent s'inscrire avec des renseignements exacts et complets. Chaque utilisateur est responsable de maintenir l'exactitude des renseignements de son compte.

4.2 Responsabilité individuelle

Chaque utilisateur est individuellement responsable :

• de toute activité effectuée sous son compte ;
• de la confidentialité de ses identifiants de connexion ;
• d'aviser promptement KollabHR à admin@koverhoop.com de tout accès non autorisé ou incident de sécurité.

4.3 Responsabilités des administrateurs

Les administrateurs sont en outre responsables de la gestion des accès des utilisateurs au sein de leur organisation, y compris l'attribution et la révocation des accès selon les besoins.

4.4 Accès des employés

Lorsqu'un administrateur invite des employés à accéder au portail employé, le client déclare avoir obtenu les consentements nécessaires de ces employés pour traiter leurs renseignements sur la plateforme. Chaque employé invité doit accepter individuellement les présentes Conditions lors de son premier accès.

5. Abonnements et facturation

5.1 Forfaits d'abonnement

KollabHR offre des forfaits d'abonnement mensuels basés sur les fonctionnalités, sans limite d'utilisateurs. Les détails des forfaits et les tarifs en vigueur sont disponibles sur la page de tarification de KollabHR, laquelle peut être mise à jour de temps à autre.

5.2 Période d'essai gratuite

Important : KollabHR offre une période d'essai gratuite aux nouveaux clients. À la fin de la période d'essai, votre abonnement sera automatiquement converti en forfait payant et votre mode de paiement sera débité, à moins que vous n'annuliez avant la fin de la période d'essai. Vous recevrez un rappel avant l'expiration de votre période d'essai. Pour éviter d'être facturé, vous devez annuler votre abonnement avant la date de fin de la période d'essai via les paramètres de votre compte.

5.3 Traitement des paiements

Tous les paiements sont traités par Paddle.com Market Limited (« Paddle »), qui agit à titre de marchand principal pour tous les abonnements KollabHR. En effectuant un achat, vous acceptez également les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité de Paddle, disponibles à l'adresse paddle.com.

5.4 Cycle de facturation

Les abonnements sont facturés mensuellement à l'avance. Tous les frais sont non remboursables, sauf dans les cas prévus par notre politique de remboursement ou exigés par les lois applicables.

5.5 Mises à niveau de forfait

Les clients peuvent mettre à niveau leur forfait en tout temps. KollabHR ne facture pas de frais de dépassement. Les clients seront invités à mettre à niveau leur forfait s'ils ont besoin de fonctionnalités disponibles dans un niveau supérieur.

5.6 Non-paiement et suspension

Si un paiement n'est pas reçu à la date d'échéance, KollabHR fournira un préavis écrit de 7 jours avant de suspendre les comptes des utilisateurs employés. Les comptes des administrateurs demeureront actifs pendant la période de suspension afin de permettre au client de régulariser le paiement. Si le paiement demeure impayé après 90 jours à compter de la date de suspension, KollabHR peut supprimer définitivement toutes les données du client. KollabHR fournira un préavis écrit raisonnable avant toute suppression de données.

5.7 Taxes

Les frais sont exclusifs des taxes applicables, sauf indication contraire. Le client est responsable de toutes les taxes, droits ou prélèvements applicables découlant de l'utilisation de la plateforme.

6. Remboursements

Tous les frais d'abonnement sont non remboursables, sauf dans les cas prévus par notre politique de remboursement, disponible à l'adresse [kollabhr.com/refund-policy], ou exigés par les lois applicables. Rien dans la présente section ne limite les droits légaux que vous pourriez avoir en vertu des lois applicables au Québec ou ailleurs.

7. Données du client

7.1 Propriété

Le client conserve la pleine propriété de toutes les données du client soumises à la plateforme. KollabHR ne revendique aucun droit de propriété sur les données du client.

7.2 Licence de traitement

En utilisant la plateforme, le client accorde à KollabHR une licence limitée et non exclusive d'accéder, de conserver et de traiter les données du client, uniquement aux fins de la prestation de la plateforme et des services connexes.

7.3 Exactitude des données

Le client et ses utilisateurs sont responsables de l'exactitude, de la qualité et de la légalité des données du client ainsi que des moyens par lesquels elles ont été recueillies.

7.4 Fenêtre d'exportation après annulation

À l'annulation ou à l'expiration d'un abonnement, le client disposera de 90 jours pour exporter ses données. Passé ce délai, KollabHR peut supprimer définitivement toutes les données du client de ses systèmes. Les clients sont encouragés à exporter leurs données avant l'annulation ou promptement après celle-ci.

7.5 Confidentialité

La collecte et l'utilisation des renseignements personnels par KollabHR sont régies par notre politique de confidentialité, disponible à l'adresse [kollabhr.com/privacy]. La politique de confidentialité est intégrée aux présentes Conditions par renvoi.

8. Utilisation acceptable

Les utilisateurs s'engagent à ne pas utiliser la plateforme pour :

• enfreindre toute loi ou réglementation applicable ;
• conserver ou traiter des données au-delà de l'usage prévu en matière de gestion des RH ;
• revendre, accorder en sous-licence ou permettre un accès non autorisé de tiers à la plateforme ;
• tenter d'obtenir un accès non autorisé à toute partie de la plateforme ou de son infrastructure ;
• extraire ou recueillir des données de la plateforme par des moyens automatisés ;
• transmettre des contenus nuisibles, offensants ou portant atteinte aux droits d'autrui ;
• perturber l'intégrité ou le rendement de la plateforme.

KollabHR se réserve le droit de suspendre ou de résilier l'accès de tout utilisateur dont le manquement à la présente section est établi.

9. Propriété intellectuelle

9.1 Propriété intellectuelle de KollabHR

La plateforme, y compris tous les logiciels, l'interface utilisateur, le design, le code, les marques de commerce et les actifs de marque, est la propriété de Koverhoop Technologies inc. et est protégée par les lois applicables en matière de propriété intellectuelle. Rien dans les présentes Conditions ne transfère la propriété intellectuelle de KollabHR à quelque utilisateur ou client que ce soit.

9.2 Rétroaction

Si un utilisateur fournit des commentaires, suggestions ou idées concernant la plateforme, KollabHR peut utiliser ces contributions librement, sans obligation ni compensation.

10. Confidentialité

Chaque partie s'engage à garder confidentiels les renseignements non publics divulgués par l'autre partie qui sont désignés comme confidentiels ou qui devraient raisonnablement être compris comme tels. Cette obligation ne s'applique pas aux renseignements accessibles au public, développés de façon indépendante ou dont la divulgation est requise par la loi.

11. Garanties et exclusions

11.1 Garantie relative à la plateforme

KollabHR garantit qu'elle fournira la plateforme avec un soin et une compétence raisonnables, conformément à sa documentation.

11.2 Exclusions

Sauf disposition expresse contraire dans les présentes Conditions, la plateforme est fournie « en l'état » et « selon disponibilité », sans garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite, y compris, sans s'y limiter, les garanties implicites de qualité marchande, d'adéquation à un usage particulier, d'exactitude ou de non-violation. Koverhoop ne garantit pas que la plateforme sera ininterrompue, exempte d'erreurs, sécurisée ou exempte de composantes nuisibles.

Koverhoop ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité ni la fiabilité des renseignements fournis par l'intermédiaire de la plateforme, y compris les renseignements provenant de services tiers. Votre utilisation de la plateforme et votre confiance dans les renseignements qu'elle fournit sont entièrement à vos propres risques.

12. Limitation de responsabilité

Dans toute la mesure permise par les lois applicables, Koverhoop Technologies inc. ne sera pas responsable de toute perte, tout dommage ou toute réclamation de quelque nature que ce soit découlant de l'utilisation de la plateforme KollabHR ou des présentes Conditions ou y étant lié.

Bien que nous nous efforcions de maintenir la plateforme à jour et exacte, certaines fonctionnalités reposent sur des données, des services et des intégrations de tiers. Koverhoop n'est pas responsable des pertes, directes ou indirectes, découlant de la confiance accordée à ces renseignements tiers ou de problèmes liés au fonctionnement de la plateforme ou d'un service connecté.

Sans limiter ce qui précède, Koverhoop n'est pas responsable :

• des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou punitifs, y compris, sans s'y limiter, la perte de profits, de revenus, de données, d'achalandage ou l'interruption des activités ;
• des dommages ou pertes résultant d'un accès non autorisé à vos données ou de leur altération ;
• des erreurs, inexactitudes ou omissions dans les données ou contenus tiers fournis par l'intermédiaire de la plateforme ;
• de toute interruption, suspension ou résiliation de la plateforme ou d'un service tiers dont elle dépend ;
• de toute perte découlant de votre confiance dans les renseignements fournis par l'intermédiaire de la plateforme ;
• de tout événement échappant au contrôle raisonnable de Koverhoop.

Dans la mesure où toute responsabilité ne peut être entièrement exclue par la loi, la responsabilité totale cumulée de Koverhoop sera limitée à la mesure minimale permise par les lois applicables.

Rien dans les présentes Conditions n'exclut la responsabilité pour fraude ni toute autre responsabilité qui ne peut être exclue en vertu des lois du Québec ou du droit canadien applicable.

13. Indemnisation

Chaque utilisateur s'engage à indemniser, défendre et dégager de toute responsabilité Koverhoop Technologies inc. ainsi que ses dirigeants, administrateurs, employés et mandataires à l'égard de toute réclamation, tout dommage, toute perte ou toute dépense (y compris les honoraires raisonnables d'avocat) découlant ou résultant :

• de leur utilisation de la plateforme en violation des présentes Conditions ;
• des données du client qu'ils soumettent à la plateforme ;
• de toute violation des lois applicables ou des droits de tiers.

14. Durée et résiliation

14.1 Durée

Les présentes Conditions entrent en vigueur lorsqu'un utilisateur accède à la plateforme pour la première fois et se poursuivent tant qu'il maintient un compte actif.

14.2 Annulation par le client

Le client peut annuler son abonnement en tout temps via les paramètres de son compte. L'annulation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Une fenêtre d'exportation des données de 90 jours suit l'annulation, comme décrit à la section 7.4.

14.3 Résiliation par KollabHR

KollabHR peut suspendre ou résilier l'accès immédiatement si :

• un utilisateur enfreint les présentes Conditions et ne remédie pas au manquement dans les 14 jours suivant un avis écrit ;
• un utilisateur adopte un comportement qui présente un risque pour la plateforme, les autres utilisateurs ou des tiers ;
• la loi ou une ordonnance du tribunal l'exige.

14.4 Effets de la résiliation

À la résiliation, le droit d'accès de l'utilisateur à la plateforme prend fin. Les dispositions relatives à la propriété intellectuelle, à la confidentialité, à la limitation de responsabilité, à l'indemnisation et au droit applicable survivent à la résiliation.

15. Règlement des différends

En cas de différend découlant des présentes Conditions ou de la plateforme ou y étant lié, les parties conviennent de tenter d'abord de le résoudre par voie de négociation de bonne foi pendant au moins 30 jours à compter d'un avis écrit du différend.

À défaut de résolution, l'une ou l'autre partie peut soumettre le litige à la Cour supérieure du Québec, qui aura compétence exclusive. Les deux parties consentent à la compétence de ces tribunaux.

16. Droit applicable

Les présentes Conditions sont régies et interprétées conformément aux lois de la province de Québec et aux lois fédérales applicables du Canada, y compris le Code civil du Québec, sans égard aux principes de conflit de lois.

17. Langue

Les présentes Conditions sont rédigées en anglais. Une version française est disponible à l'adresse [kollabhr.com/terms-fr] et sera fournie sur demande conformément à la Charte de la langue française (Loi 96). En cas d'incompatibilité entre les versions anglaise et française, la version française prévaut pour les utilisateurs établis au Québec.

18. Modifications des conditions

KollabHR se réserve le droit de mettre à jour les présentes Conditions en tout temps. Pour les modifications importantes, nous fournirons un préavis écrit d'au moins 30 jours par courriel au titulaire du compte inscrit. L'utilisation continue de la plateforme après la date d'entrée en vigueur de toute modification constitue une acceptation des Conditions mises à jour.

19. Dispositions générales

19.1 Intégralité de l'entente

Les présentes Conditions, conjointement avec la politique de confidentialité et la politique de remboursement, constituent l'intégralité de l'entente entre les parties concernant la plateforme.

19.2 Divisibilité

Si une disposition des présentes Conditions est jugée inapplicable, elle sera modifiée dans la mesure minimale nécessaire, et les dispositions restantes demeureront pleinement en vigueur.

19.3 Renonciation

Le fait pour l'une ou l'autre partie de ne pas faire respecter une disposition ne constitue pas une renonciation au droit de la faire respecter à l'avenir.

19.4 Cession

Les utilisateurs ne peuvent pas céder ni transférer les présentes Conditions sans le consentement écrit préalable de KollabHR. KollabHR peut céder les présentes Conditions dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une vente de la quasi-totalité de ses actifs.

19.5 Avis

Tout avis formel en vertu des présentes Conditions doit être fait par écrit. Les avis destinés à KollabHR doivent être envoyés à admin@koverhoop.com.

19.6 Force majeure

Aucune des parties ne sera responsable des retards ou des manquements résultant de causes échappant à son contrôle raisonnable, y compris les catastrophes naturelles, la guerre ou les pannes de réseau Internet.

20. Nous joindre

Pour toute question relative aux présentes Conditions, veuillez communiquer avec :Koverhoop Technologies inc. — admin@koverhoop.com

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