Dernière mise à jour : 30 septembre 2026

Politique de confidentialité

KollabHR, Koverhoop Technologies Inc.

Responsable de la protection des renseignements personnels : [email protected]

Koverhoop Technologies Inc. (« KollabHR », « nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger la vie privée des personnes dont nous recueillons et traitons les renseignements personnels dans le cadre de la plateforme KollabHR. La présente Politique de confidentialité explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi nous les recueillons, comment nous les utilisons et les partageons, ainsi que les droits dont vous disposez.

La présente Politique s’applique à la plateforme KollabHR, y compris notre site public, les pages carrières, le portail RH, le portail des membres, l’application pour employés (lorsqu’elle sera disponible), l’intégration Slack et l’intégration Microsoft Teams. Elle s’applique aux Clients (organisations), aux Utilisateurs (y compris les employés) et aux personnes qui postulent sur nos pages carrières.

1. Qui nous sommes

Koverhoop Technologies Inc. exploite KollabHR au Québec, au Canada. Pour les dossiers d’emploi et de recrutement, l’employeur détermine les fins du traitement et KollabHR agit comme fournisseur de services. Nous sommes responsables des renseignements utilisés pour notre propre gestion des comptes, facturation, sécurité et soutien. Ces rôles ne limitent pas les obligations légales de chaque partie.

Responsable de la protection des renseignements personnels : [email protected]

2. Renseignements que nous recueillons

2.1 Renseignements personnels des employés et des utilisateurs

Nom complet, adresse courriel et numéro de téléphone
Adresse résidentielle
Date de naissance
Photo de profil
Genre (donnée facultative recueillie à des fins de diversité)

2.2 Renseignements liés à l’emploi et aux RH

Titre de poste, service et type d’emploi
Date d’entrée en fonction
Registres de congés et de présence
Dossiers disciplinaires
Données relatives aux avantages sociaux

2.3 Renseignements de paie et données financières

Détails sur le salaire et la rémunération
Renseignements bancaires

2.4 Renseignements d’authentification et de compte

Identifiants de connexion (nom d’utilisateur et mots de passe hachés, les mots de passe ne sont jamais conservés en texte clair)
Rôles et permissions des utilisateurs

La collecte de données d’authentification multifacteur (AMF) est prévue pour une version future, et la présente Politique sera mise à jour en conséquence.

2.5 Renseignements techniques recueillis automatiquement

Adresses IP
Type de navigateur et renseignements sur l’appareil
Durée de la session

Le stockage dans le navigateur, l’attribution des campagnes et les services de diagnostic sont décrits à la section 12. Selon la fonction, les renseignements techniques peuvent comprendre le site référent, la page d’arrivée, des identifiants de campagne et des diagnostics d’erreurs.

2.6 Données liées à l’intégration Slack

Lorsqu’un Client connecte l’application Slack de KollabHR :

Le jeton du robot (bot) Slack et l’identifiant de l’espace de travail sont conservés dès la connexion de l’espace de travail.
L’identifiant d’utilisateur Slack est conservé lorsqu’un Utilisateur connecte son compte KollabHR à Slack.
Les identifiants d’utilisateur Slack sont récupérés par l’intermédiaire de l’API Slack aux fins d’acheminement des notifications, ils ne sont conservés que pour les Utilisateurs ayant expressément connecté leur compte.

KollabHR ne lit, ne conserve ni ne traite le contenu des messages ou des canaux Slack. L’intégration sert exclusivement à envoyer des rappels et des notifications RH sortants.

Lors de la déconnexion de l’intégration Slack, tous les jetons et identifiants d’utilisateur Slack conservés sont définitivement supprimés. Le traitement des données par Slack au sein de sa propre plateforme est régi par la Politique de confidentialité de Slack, disponible à l’adresse slack.com/privacy-policy.

2.7 Données liées à l’intégration Microsoft Teams

Lorsqu’un Client connecte l’application Microsoft Teams de KollabHR :

L’identifiant du locataire (tenant) Microsoft 365 est conservé dès la connexion de l’intégration Teams pour l’organisation du Client.
L’identifiant d’utilisateur Teams est conservé lorsqu’un Utilisateur connecte son compte KollabHR à Microsoft Teams.
Les références de conversation, utilisées uniquement pour acheminer les notifications vers la bonne conversation Teams, ne sont conservées que pour les Utilisateurs ayant expressément connecté leur compte.

KollabHR ne lit, ne conserve ni ne traite le contenu des discussions, des canaux ou des réunions Teams. L’intégration sert exclusivement à envoyer des rappels et des notifications RH sortants.

Lors de la déconnexion de l’intégration Teams, l’identifiant du locataire Microsoft 365, les identifiants d’utilisateur Teams et les références de conversation associés sont définitivement supprimés. Le traitement des données par Microsoft est régi par la Déclaration de confidentialité de Microsoft, disponible à l’adresse privacy.microsoft.com.

2.8 Recrutement et contenu sensible

Les dossiers de recrutement peuvent contenir les coordonnées, CV, antécédents professionnels, qualifications, compétences, lettres de présentation, correspondance, modalités d’entrevue, notes des recruteurs et résultats d’évaluation. Les candidats ne devraient pas inclure de pièces d’identité gouvernementales, de renseignements financiers, médicaux ou d’autres détails sensibles, sauf si l’employeur en établit la nécessité et prévoit un processus approprié. Les champs libres et documents téléversés peuvent contenir des renseignements que nous ne demandons pas; nous ne pouvons garantir ne jamais en recevoir.

3. Comment nous recueillons les renseignements

Directement auprès des Clients lors de la création et de la gestion des profils d’employés ou des dossiers de recrutement.
Directement auprès des candidats par les formulaires carrières, documents téléversés et communications de recrutement. Un employeur peut aussi téléverser un CV obtenu ailleurs; il est responsable de la licéité de cette collecte. Vous pouvez demander la source de vos renseignements.
Directement auprès des Utilisateurs lorsqu’ils se connectent, mettent à jour leur profil ou soumettent des demandes.
Automatiquement, par l’entremise de l’infrastructure technique de la Plateforme (adresse IP, renseignements sur le navigateur, données de session).
Par l’intégration Slack, lorsqu’un Client connecte son espace de travail ou qu’un Utilisateur connecte son compte Slack.
Par l’intégration Microsoft Teams, lorsqu’un Client connecte son locataire Microsoft 365 ou qu’un Utilisateur connecte son compte Teams.

4. Comment nous utilisons les renseignements

Pour fournir et exploiter la plateforme KollabHR et ses fonctionnalités.
Pour gérer les dossiers des employés, les congés, les actifs et les processus RH pour le compte des Clients.
Pour recevoir les candidatures, gérer les communications et entrevues et fournir l’analyse facultative par IA autorisée, décrite à la section 6.7.
Pour authentifier les Utilisateurs et gérer les contrôles d’accès.
Pour envoyer des rappels et des notifications RH par Slack ou Microsoft Teams, lorsque ces intégrations sont activées.
Pour répondre aux demandes de soutien et communiquer avec les Clients et les Utilisateurs.
Pour surveiller le rendement, la sécurité et l’activité des sessions de la Plateforme.
Pour nous conformer aux obligations légales et réglementaires applicables.
Pour améliorer et développer la Plateforme en fonction des habitudes d’utilisation.

Nous ne vendons pas les renseignements personnels. Les documents de recrutement ne servent pas à notre publicité. L’attribution des campagnes du site Web est décrite à la section 12. L’analyse facultative des candidatures par IA peut constituer du profilage, comme expliqué ci-dessous.

5. Nécessité et consentement

La collecte et l’utilisation sont limitées aux fins nécessaires et déterminées. Lorsqu’un consentement est requis, il doit être spécifique, éclairé et libre. L’abonnement ou l’acceptation générale des conditions ne remplace pas le choix distinct du candidat concernant l’analyse facultative par IA. Une exception légale doit être évaluée pour le traitement concerné; les « intérêts légitimes » ne constituent pas une autorisation générale en droit québécois.

Les champs obligatoires indiquent les renseignements nécessaires au service demandé; sans eux, nous pourrions ne pas pouvoir traiter la demande. Les renseignements facultatifs et le consentement facultatif à l’IA sont distincts. Les demandes de consentement doivent être claires, propres à chaque fin et séparées des autres informations écrites. Lorsque requis, l’utilisation ou la communication de renseignements sensibles nécessite un consentement exprès. Le consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la fin indiquée.

6. Partage des données et tiers

Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

6.1 Fournisseurs de services

Nous partageons des données avec des fournisseurs tiers qui nous aident à offrir la Plateforme, notamment des services d’hébergement, d’infrastructure infonuagique et de sécurité. Ces fournisseurs sont contractuellement tenus de traiter les données uniquement selon nos instructions et conformément à la loi applicable.

Chez KollabHR, l’accès est limité selon les fonctions au personnel autorisé du soutien, des équipes techniques et de sécurité et de l’administration des comptes. Chez l’employeur, le personnel RH et les membres de l’équipe de recrutement autorisés accèdent aux dossiers selon leurs permissions.

6.2 Slack

Lorsque l’intégration Slack est activée, KollabHR envoie des notifications sortantes aux Utilisateurs par l’intermédiaire de l’API Slack. Slack reçoit les identifiants d’utilisateur Slack ainsi que le contenu de ces notifications. L’utilisation de ces données par Slack est régie par sa propre Politique de confidentialité.

6.3 Microsoft Teams

Lorsque l’intégration Microsoft Teams est activée, KollabHR envoie des notifications sortantes aux Utilisateurs par l’intermédiaire de l’API Microsoft Teams / Bot Framework. Microsoft reçoit les identifiants d’utilisateur Teams, les références de conversation ainsi que le contenu de ces notifications. L’utilisation de ces données par Microsoft est régie par sa propre Déclaration de confidentialité.

6.4 Stripe

Le traitement des paiements est assuré par Stripe, Inc. (« Stripe ») pour le compte de Koverhoop Technologies Inc., qui demeure le vendeur officiel des abonnements KollabHR. Stripe traite les renseignements de facturation et de paiement conformément à sa propre Politique de confidentialité. KollabHR ne conserve pas les données complètes des cartes de paiement; ces renseignements sont conservés par Stripe.

6.5 Autorités légales

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels aux autorités si la loi ou une ordonnance judiciaire l’exige, ou lorsqu’une exception légale précise permet la communication. Celle-ci est limitée aux renseignements autorisés et nécessaires.

6.6 Transferts d’entreprise

En cas de fusion, d’acquisition ou de vente d’actifs, les renseignements personnels pourraient être transférés. Toute communication doit respecter les conditions et garanties légales applicables, y compris les avis requis. Une transaction n’autorise pas une utilisation à des fins étrangères.

6.7 Recrutement et fournisseurs d’IA

Une candidature peut comprendre les coordonnées, le CV, le parcours professionnel, les compétences et une lettre de présentation. L’employeur les reçoit pour évaluer la candidature. L’analyse facultative par IA compare ces renseignements aux exigences du poste et produit une note et une explication. Elle peut comporter des erreurs ou des biais. L’équipe de recrutement doit examiner la candidature et prendre la décision; une note ne constitue pas un rejet ou une embauche automatique.

Le formulaire carrières explique l’utilisation de l’IA avant l’envoi et enregistre le choix du candidat. Refuser l’analyse facultative n’empêche pas de postuler. Communiquez avec l’employeur pour retirer votre permission pour les traitements futurs, demander une rectification ou un examen humain. Le retrait ne peut annuler un traitement déjà effectué.

Le circuit actuel utilise OpenRouter et un fournisseur de modèle sélectionné, qui peut inclure Google Gemini. Le contenu pertinent du CV et les exigences du poste leur sont transmis lorsque l’analyse est autorisée. Consultez l’accord de traitement des données d’OpenRouter et ses conditions. L’acheminement et la conservation dépendent du service contractuel et de sa configuration. L’avenant Google Cloud s’applique lorsqu’il est intégré à l’accord Google pertinent; utiliser Gemini par OpenRouter ne crée pas à lui seul un accord Google Cloud direct avec KollabHR.

7. Transferts internationaux de données

KollabHR est établie au Québec, au Canada. Les renseignements peuvent être traités hors du Québec, notamment ailleurs au Canada ou aux États-Unis, selon le service et le circuit des fournisseurs. Avant de confier des renseignements hors du Québec, l’organisation responsable doit évaluer les risques et les garanties légales et contractuelles. Le choix des fournisseurs et les ententes écrites doivent refléter cette évaluation. La présente politique ne garantit pas un traitement d’IA exclusivement québécois ou canadien.

8. Conservation des données

Les employeurs doivent définir et appliquer une durée de conservation nécessaire pour le recrutement, y compris les candidatures non retenues, les CV et les résultats d’IA. Un abonnement actif ne justifie pas la conservation indéfinie de tous les dossiers. Lorsque les fins déterminées sont accomplies, les renseignements doivent être détruits ou légalement anonymisés, sous réserve des obligations légales de conservation. Demandez à l’employeur sa durée de conservation des dossiers de recrutement.

Données de compte actif : Conservées pendant toute la durée de l’abonnement du Client.
Après annulation : Les données du Client sont conservées pendant 90 jours suivant l’annulation ou l’expiration, après quoi elles sont définitivement supprimées.
Suspension pour non-paiement : Les données sont conservées pendant 90 jours à compter de la date de suspension, avant leur suppression définitive.
Journaux techniques (adresses IP, données de session) : Conservés pendant un maximum de 90 jours.
Jetons et identifiants d’utilisateur Slack : Supprimés immédiatement lors de la déconnexion de l’intégration Slack.
Identifiant du locataire Microsoft 365, identifiants d’utilisateur Teams et références de conversation : Supprimés immédiatement lors de la déconnexion de l’intégration Teams.
Dossiers juridiques et de conformité : Conservés pendant la période exigée par la loi applicable.

9. Vos droits

Droit d’accès : Demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
Droit de rectification : Demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets.
Droit à l’effacement : Demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve des obligations légales de conservation.
Droit de retrait du consentement : Retirer votre consentement en tout temps, sans que cela n’affecte le traitement antérieur.
Droit à la portabilité des données : Demander les renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, sous réserve des limites légales. Les renseignements créés ou inférés, comme un score d’IA, sont exclus de ce droit à la portabilité; les droits d’accès et de rectification applicables demeurent.
Publication et liens de recherche : Lorsque les conditions légales sont remplies, demander la cessation de la diffusion, la désindexation d’un lien associé à votre nom ou sa réindexation.
Questions et plaintes : Communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels ou l’employeur responsable du dossier de recrutement. Nous coordonnons les demandes concernant les données traitées pour un employeur.
Droit de déposer une plainte : Communiquer avec la Commission d’accès à l’information (CAI) du Québec ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP).

Pour exercer l’un de ces droits, communiquez avec nous à [email protected]. Présentez une demande d’accès ou de rectification par écrit au responsable en précisant les renseignements visés. Nous vérifions l’identité ou l’autorité par des moyens proportionnés et répondons à ces demandes dans les 30 jours suivant leur réception. Un refus est motivé par écrit, avec sa base légale et les recours auprès de la CAI. Pour les dossiers sous la responsabilité de l’employeur, nous coordonnons la réponse avec lui plutôt que d’ignorer la demande.

10. Sécurité

Chiffrement des données en transit au moyen du protocole TLS.
Conservation des mots de passe sous forme hachée, les mots de passe ne sont jamais conservés en texte clair.
Contrôles d’accès fondés sur les rôles, limitant l’accès aux renseignements personnels.
Surveillance régulière des vulnérabilités de sécurité.

Aucun système n’est totalement sécurisé. Nous évaluons les incidents de confidentialité, prenons les mesures raisonnables pour réduire le préjudice et prévenir leur répétition, et tenons un registre des incidents. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la CAI et les personnes concernées, conformément à la loi. Lorsque nous agissons pour un employeur, nous l’informons aussi sans délai afin qu’il puisse respecter ses obligations. La présente politique ne peut écarter les obligations impératives de protection des renseignements personnels.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels coordonne les questions, plaintes et demandes d’exercice des droits. L’accès du personnel est limité selon ses responsabilités. Nos mesures de gouvernance portent sur le traitement des demandes, les responsabilités du personnel, la conservation et la destruction, la réponse aux incidents et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour les systèmes et transferts concernés. Pour porter plainte, décrivez le problème et le dossier concerné au contact indiqué ci-dessus; évitez d’envoyer un CV complet ou des pièces d’identité sensibles par courriel, sauf si un canal approprié vous est proposé. Nous accusons réception des plaintes, les examinons et communiquons le résultat. Vous pouvez communiquer directement avec la CAI.

11. Protection de la vie privée des enfants

Le recrutement peut concerner des candidats de moins de 18 ans. Les employeurs doivent vérifier les règles d’âge et de consentement applicables. Pour les enfants de moins de 14 ans, obtenez le consentement du parent ou du tuteur, sauf exception légale. Ne demandez pas de renseignements inutiles au poste.

12. Témoins et suivi

La Plateforme utilise le stockage du navigateur pour le contexte du compte ou de la session et les préférences. Les pages carrières peuvent mémoriser la langue choisie pendant un an au moyen du témoin career_lang.

Le site marketing utilise ns_first_touch pour enregistrer les paramètres de campagne de la première visite, les identifiants de clic publicitaire présents, le site référent et la page d’arrivée. Le témoin expire après environ 90 jours; une copie dans le stockage local peut persister séparément. Ces renseignements servent à l’attribution des campagnes et peuvent accompagner une inscription ou une demande de contact. Google Tag Manager est inclus pour charger les balises configurées du site; les renseignements traités dépendent de ces balises. Lorsqu’il est activé, Sentry reçoit des diagnostics d’erreurs et peut recevoir des renseignements techniques ou identificatoires associés pour le dépannage.

Vous pouvez gérer ou supprimer les témoins et le stockage local dans votre navigateur. Leur blocage peut affecter les préférences ou certaines fonctions du compte. Ces contrôles ne remplacent pas un mécanisme de consentement lorsqu’il est requis. Les technologies facultatives d’identification, de localisation ou de profilage doivent être inactives par défaut lorsque la loi l’exige; la présente politique ne les autorise pas à elle seule.

13. Langue

La présente Politique de confidentialité est disponible en français. Une version anglaise est disponible à l’adresse kollabhr.com/privacy-policy et sera fournie sur demande. En cas d’incompatibilité entre les versions française et anglaise, la version française prévaut pour les personnes établies au Québec, conformément à la Charte de la langue française (Loi 96).

14. Modifications à la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique afin de refléter des changements dans nos pratiques de traitement des données, les exigences légales ou les fonctionnalités de la Plateforme. Pour toute modification importante, nous fournirons un préavis d’au moins 30 jours par courriel. La version publiée indiquera sa date d’entrée en vigueur. Une mise à jour de la politique n’autorise pas, à elle seule, une nouvelle utilisation nécessitant un consentement distinct.

15. Nous joindre

Koverhoop Technologies Inc.

Responsable de la protection des renseignements personnels : [email protected]